Logiciel de gestion d’intervention : pourquoi et comment choisir !
Le logiciel de gestion d’intervention est un outil idéal pour les techniciens intervenant dans diverses missions sur le terrain. En plus de centraliser les tâches, tous les documents se trouvent dans une interface unique afin de faciliter la gestion et de gagner un temps précieux. Quels sont les avantages d’une telle solution et comment faire les bons choix ? Voyons ensemble dans cet article.
Logiciel de gestion d’intervention : définition
Pour que vos collaborateurs gagnent en efficacité et en productivité, un logiciel de gestion peut être une solution afin d’optimiser leur travail sur le terrain.
Cet outil vous permet de recevoir les demandes de dépannage et de planifier les différentes interventions des collaborateurs. Il centralise de nombreuses informations sur le client ainsi que les anciennes requêtes qui permettent de suivre toute l’année les différentes visites. En cas d’urgence, il est possible de faire traiter le dossier en priorité, véritable atout pour la satisfaction client.
Du côté de l’entreprise, ce logiciel de gestion offre la possibilité de gérer l’ensemble des plannings des techniciens, tout en supervisant à distance les équipes. Concernant la gestion, l’accès au reporting et la facturation des clients sont plus rapides et efficaces.
La digitalisation de ce système de gestion permet un accès immédiat aux dossiers grâce à une simple connexion Internet. Ainsi, lors de leurs déplacements, les collaborateurs peuvent mettre à jour et renseigner les informations de leurs interventions et suivre les nouvelles demandes. La communication entre les techniciens et les équipes de supervision offre davantage d’efficacité dans les échanges en cas de problèmes, retards, absences…
Logiciel de gestion d’intervention : les avantages
Il existe de nombreux avantages à mettre en place au sein de sa structure un logiciel de gestion d’intervention.
Simplification du travail et de la gestion d’équipe
Un logiciel de gestion permet de travailler de manière efficace grâce à la possibilité de planifier, d’attribuer ou encore de clôturer des demandes rapidement. Les collaborateurs chargés de la planification peuvent renseigner un maximum d’informations sur les interventions à venir (clients, lieux, outils, procédures, pièces à prendre…), et les transmettre ensuite aux techniciens proches du secteur en temps réel. Le flux de travail des équipes s’en trouve amélioré et gagne en efficacité, les trajets sont optimisés. On observe également moins de stress et de retard.
Optimisation des plannings
Cet outil de planification optimise la gestion des plannings de manière plus efficace et logique. Les tournées s’organisent de sorte que le technicien arrive rapidement sur les lieux de l’intervention, sans avoir à faire trop de route entre les différents clients. En cas d’annulation et de modification de rendez-vous, une nouvelle tâche peut être affectée afin que le planning de la journée soit complet. Ce type d’organisation apporte un impact positif sur le chiffre d’affaires grâce à l’augmentation du nombre d’interventions.
Réduction des coûts
Le logiciel de gestion des interventions offre la possibilité de planifier des opérations de maintenance préventive chez vos clients. Cela permet de réduire les déplacements liés à des pannes, mais aussi de rallonger la durée de vie des équipements, ce qui réduit fortement les coûts d’exploitation de cette tâche. Vous économisez aussi sur la main-d’œuvre, le carburant, sans impacter la qualité de service grâce à une bonne organisation. Pour ce qui est de l’administratif, tout est centralisé sur une interface dédiée, sans avoir besoin d’imprimer un tas de papier.
Amélioration de la satisfaction client
La mise en place de process apporte une qualité de service supplémentaire. Les relations avec vos clients s’en trouvent améliorées grâce à une meilleure gestion de leurs demandes. En effet, les tickets sont traités plus rapidement par les techniciens, ce qui est primordial pour faire face aux éventuels concurrents et assurer la pérennité de l’entreprise.
Renforcement de la sécurité des données et des personnes
Les données sensibles de vos clients doivent être conservées de manière sécurisée. Bien plus efficace que l’archivage de dossier, le logiciel de gestion des interventions permet de sauvegarder toutes les données dans un cloud. Le risque de perte et de vol de document est fortement réduit.
Logiciel de gestion d’intervention : comment choisir ?
Vous souhaitez utiliser cette solution pour votre entreprise ? Il est conseillé de réaliser un audit de vos process internes afin de savoir quel est le logiciel le plus adapté à vos besoins. Bien souvent, cela est lié à la nature de votre métier, c’est pourquoi il est important de passer par cette étape pour faire les bons choix.
Faire le point sur vos besoins
Il faut avant tout faire un point sur vos objectifs et définir les différents indicateurs qui vous permettent d’évaluer vos performances. En analysant tous les besoins de l’entreprise, vous établissez une liste des fonctionnalités qui sont nécessaires à la bonne gestion des interventions.
Réaliser un audit global de l’entreprise
La réalisation d’un audit est primordiale pour trouver le logiciel de gestion le plus adapté à vos besoins. Pour cela, vous allez analyser tous vos process internes, de la gestion des plannings, la facturation et les interventions des collaborateurs sur le terrain. Une fois cela fait, vous avez une vision plus globale de la situation et vous pouvez choisir la solution qui vous convient.
Impliquer les équipes
Certaines choses sont-elles encore floues ? N’hésitez pas à faire appel à vos équipes internes comme les planificateurs et les techniciens afin de voir avec eux les points bloquants, les améliorations nécessaires relatives à la gestion des interventions… Leurs réponses vous orienteront davantage vers la solution adéquate.
Logiciel de gestion d’intervention : les solutions Nomadia
Opti-Time Field Service est une application de gestion des interventions qui facilite le travail de vos équipes sur le terrain. Son interface simple et ergonomique permet une prise en main rapide. Qu’il y ait une connexion Internet ou non, le technicien peut consulter toutes ses interventions et les données clients sur son interface sans problème. Il établit aussi ses comptes-rendus et renseigne de nombreuses informations une fois le travail terminé. D’autres fonctionnalités sont disponibles pour optimiser et gagner en productivité lors des interventions sur le terrain.